Asiakasrekisteri- ja tietosuojaseloste

Laatimispäivä: 12.12.2018
Tämä on Euroopan Unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) 12 ja 13 artiklan mukainen yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja Inspiral Coachingin asiakkaille, potentiaalisille asiakkaille sekä verkkosivuston käyttäjille.

REKISTERINPITÄJÄN NIMI JA YHTEYSTIEDOT
Inspiral Coaching (y-tunnus 2799265-2) (“Inspiral Coaching” tai rekisterinpitäjä”)
Saimaankatu 13 B 33, 15140 Lahti, +358 50 342 4842, info@inspiralcoach.com
Rekisterin vastuuhenkilö: Ritva Liisanantti
Rekisterin yhteyshenkilö: Ritva Liisanantti, +358 50 342 4842, info@inspiralcoach.com

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS (REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS) JA PERUSTE
Inspiral Coaching verkkopalveluiden rekisteriin tallennettuja henkilötietoja käytetään asiakassuhteiden ylläpitämiseen ja kehittämiseen, markkinointitarkoituksiin, tilastointiin sekä palvelujen tuottamiseen ja tarjoamiseen. Henkilötietoja käsitellään kulloinkin voimassa olevan henkilötietolain sallimissa ja edellyttämissä rajoissa.
Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja asiakaspalvelun ja asiakassuhteen ylläpidon (Inspiral Coachingin asiakkaat) mahdollistamiseksi. Samaten rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja verkkosivuston kautta tulevien yhteydenottopyyntöjen, uutiskirjetilausten sekä tapahtumien ilmoittautumisten (Inspiral Coaching:n potentiaaliset asiakkaat sekä verkkosivuston käyttäjät) hoitamiseksi. Rekisterinpitäjä ei suorita automaattista päätöksentekoa (kuten profilointia) henkilötietojen perusteella.

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ
Rekisteriin kerätään tietoja seuraavasti:

Inspiral Coaching:n uutiskirje ja potentiaaliset asiakkaat/Inspiral Coachingin ylläpitämien verkkosivustojen käyttäjät:
– Sähköposti
– Käyttötiedot
– Puhelinnumero
– Mahdolliset muut henkilön itse antamat tiedot

Inspiral Coaching asiakkaat:
– Nimi
– Sähköposti
– Puhelinnumero
– Käyttötiedot
– Mahdolliset muut henkilön itse antamat tiedot

Inspiral Coaching:n tapahtumien ilmoittautumistiedot:
– Nimi
– Sähköposti
– Käyttötiedot
– Mahdolliset muut henkilön itse antamat tiedot

TIETOJEN ANTAMINEN JA SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Henkilötietojen antaminen on rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn henkilön välisen asiakassopimussuhteen tekemisen edellyttämä ehdoton vaatimus. Pyydettyjen tietojen antamatta jättäminen voi johtaa siihen, että rekisterinpitäjä ei kykene tarjoamaan rekisteröidylle henkilölle palveluitaan ja näin ollen sopimussuhde jää syntymättä.
Rekisterinpitäjä rekisteröi henkilöstä vain ne edellä määritellyt tiedot, jotka henkilö itse suostumuksellaan ilmoittaa Inspiral Coachingin verkkosivustoja ja palveluja käyttäessään tai joko kasvotusten, puhelimitse, sähköpostitse tai muita online-työkaluja käyttäen.

REKISTERIN SUOJAUS
Rekisterinpitäjä ei luovuta asiakasrekisteriään sivullisille. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuureilla, salasanoilla ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa, ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta määritellyt henkilöt. Vaitiolovelvollisuus sitoo rekisteritietoja käsitteleviä työntekijöitä.
Jos tietokantoihin tallennetusta rekisteristä tulostetaan manuaalista aineistoa, aineisto säilytetään lukitussa tilassa ja rekisterinpitäjällä on ainoastaan aineiston käyttöoikeus.
Manuaalinen aineisto tuhotaan, kun sen käytölle ei ole enää tarvetta.
Rekisterinpitäjä huomioi henkilötietojen käsittelyyn sovellettavan kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön määräykset ja viranomaisten ohjeet henkilötietojen luottamuksellisen rekisteröinnin ja käsittelyn varmistamiseksi.

TIETOJEN LUOVUTUKSET JA TIETOJEN SIIRTO EUROOPAN UNIONIN TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE
Inspiral Coaching ei luovuta rekisterin tietoja ulkopuolisille tahoille, lukuun ottamatta mahdolliseen perintään tai laskutukseen liittyvissä tilanteissa sekä voimassa olevan lainsäädännön siihen velvoittaessa.
Rekisterinpitäjä on varmistanut, että kaikki henkilötietojen käsittelyyn osallistuvat palveluntarjoajat MailChimp https://mailchimp.com/legal/privacy/, Google https://policies.google.com/privacy?hl=fi ja Helpotkotisivut https://www.helpotkotisivut.fi/tietosuojaseloste/ noudattavat tietosuojalainsäädäntöä.
Uutiskirjeviestintään sekä tapahtumiin ilmoittautumisiin käytetään yhdysvaltalaista MailChimp-sähköpostipalvelua, jolloin henkilötietoja siirtyy Euroopan Unionin ulkopuolelle. Henkilötiedot ovat kuitenkin suojattuna kulloinkin voimassa olevan henkilötietolain edellyttämällä tavalla, koska MailChimp-palvelun toimittaja on liittynyt EU:n ja Yhdysvaltain väliseen ns. Privacy Shield -ohjelmaan
(https://www.privacyshield.gov/list), jonka tarkoituksena on varmistaa eurooppalaisten tietojen tietoturvallinen käsittely Yhdysvalloissa. Rekisteröityneen henkilötiedot hävitetään käyttäjän pyynnöstä. Pyynnön voi toimittaa sähköpostilla
info@inspiralcoach.fi tai poistamisen voi tehdä myös uutiskirjeen mukana tulevasta linkistä. Rekisterinpitäjä ei muutoin siirrä henkilötietoja Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen jäsenvaltioiden ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.

TIETOJEN KÄSITTELYN KESTO
Henkilötietoja käsitellään toistaiseksi niin kauan kuin on tarpeen asiakassuhteen (nykyisen tai potentiaalisen), tapahtuman markkinoinnin, asiakaskyselyn, tai muun määritellyn käyttötarkoituksen, jonka vuoksi tiedot on tallennettu, hoitamiseksi. Merkitsemme tiedot rekisteriin sellaisina kuin saamme ne rekisteröidyltä itseltään ja niitä korjataan sekä poistetaan sen mukaan, mitä rekisteröity ilmoittaa rekisterinpitäjälle (ellei voimassa oleva lainsäädäntö, rekisteröidyllä henkilöllä avoimena olevat laskut tai perintätoimet estä tietojen poistamista). Uutiskirjeen postituslistalta pääsee poistumaan itse jokaisessa lähettämässämme uutiskirjeessä olevan poistumislinkin kautta.

REKISTERÖIDYN OIKEUDET
Rekisterissä olevalla henkilöllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen: info@inspiralcoach.fi

Tarkastusoikeus
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat henkilötiedot ja saada niistä kopiot. Mikäli tiedoissa on virheellisyyksiä tai puutteita, lähetä Inspiral Coachingille pyyntö korjata tai täydentää tiedot oikeiksi.

Vastustamisoikeus
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus rajoittaa tai vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että niitä on käsitelty lainvastaisesti.

Suoramarkkinointikielto
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin. Emme koskaan myy tai muutoin luovuta henkilötietoja muille tahoille, jotta nämä voisivat lähettää suoramarkkinointia rekisteröidylle.

Poisto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojensa poistamista, jos tietojen käsittely ei ole mielestään tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada häntä koskevat rekisterinpitäjälle toimitetut henkilötietonsa haltuunsa ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle Insipral Coachingin estämättä.
Itsensä voi poistaa uutiskirjeen postituslistalta jokaisen uutiskirjeen mukana tulevasta linkistä.
Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto voimassa olevassa kirjanpitolaissa (luku 2, 10§) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.
Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle: ohjeet valituksen tekemiseen.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

Valitusoikeus
Rekisterissä olevalla henkilöllä on myös oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos
hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä (ohjeet valituksen tekemiseen).